[법인 등기 Q&A] 서류 날인·서명·제출, 보정명령 피하는 16가지 가이드

안녕하세요, 법인 등기 전문가 그룹 헬프미입니다!

법인 등기 서류 준비 과정에서 헷갈리는 부분 중 하나가 바로 '인감 날인', '서류 제출' 방법입니다. "어떤 도장을 써야 하지?", "간인은 뭐고 어떻게 하는 거지?", "스캔해서 내도 될까?" 등 궁금해 하시는 분들이 많습니다. 사소한 부분 같지만 잘못 처리하면 등기소 보정명령으로 이어져 소중한 시간과 노력을 허비할 수 있습니다.

실제로 헬프미에는 매일 관련 문의가 쏟아지는데요. 오늘은 법인 등기 서류 날인·서명·제출에 관한 핵심 질문들을 모아 헬프미의 7만 건 이상 등기 노하우를 바탕으로 답변해 드립니다!

Part 1. 어떤 도장·인증서가 필요한가요?

Q1. 법인 등기 시 꼭 필요한 도장은 무엇인가요? 법인 인감과 개인 인감, 뭐가 다른가요?

법인 등기에는 크게 두 가지 '등록된' 인감이 사용됩니다.

• 법인 인감: 법인 설립 시 등기소에 공식 등록한 법인의 대표 도장입니다. 법인 명의의 신청서, 정관 원본대조필, 법인 위임장 등 법인의 공식적인 의사 표시에 사용됩니다. 법인 인감증명서(3개월 내 발급)로 진위 확인이 필요합니다.
• 개인 인감: 이사, 감사, 주주 등 개인이 주민센터에 등록한 공식 도장입니다. 임원 취임승낙서, 개인 위임장, 의사록 날인 등 개인의 자격과 의사를 증명할 때 사용됩니다. 개인 인감증명서(3개월 내 발급)로 진위 확인이 필요합니다.

Q2. 인감증명서는 왜 필요하고, 유효기간은 어떻게 되나요?

인감증명서는 등기 서류에 날인된 도장이 등기소 또는 주민센터에 등록된 진정한 인감임을 공적으로 증명하는 서류입니다. 따라서 법인 인감, 개인 인감이 날인된 서류에는 반드시 인감증명서를 첨부해야 합니다. 유효기간은 발행일로부터 3개월이므로, 등기 시점 기준으로 유효한지 꼭 확인하셔야 합니다. 

Q3. 막도장(보통도장)이나 사용인감은 절대 사용할 수 없나요? 예외는 없나요?

원칙적으로 사용 불가합니다. 법인 등기 서류는 법적 효력이 매우 중요하므로, 등록되지 않은 막도장이나 법인의 사용인감(등기소 미등록)은 사용할 수 없습니다.

단, 예외적인 경우가 있습니다.

• 주주총회 소집통지 생략 동의서: 일부 주주(해외 거주, 소수 지분 등)의 경우, 다른 핵심 주주들의 인감 날인과 함께 구비될 때 막도장 날인이 가능할 수 있습니다.
• 신주인수청약서: 임원이 아닌 단순 신주인수인(개인, 법인, 외국인 포함)의 청약 의사 표시에 막도장 사용이 가능할 수 있습니다.
• 투자조합 등: 조합 규약 등에 따라 날인 권한이 있는 자의 도장(사용인감 포함) 사용이 가능할 수 있습니다.

🚨 중요! 위 경우라도 반드시 사전에 등기소나 전문가의 확인을 받고 진행해야 하며, 필요한 경우 헬프미는 위임장을 받아 '막도장 날인 대행 서비스'도 제공합니다(유료).

Q4. 외국 법인이 주주로 참여할 땐 어떤 도장을 쓰나요?

해당 외국 법인의 공식 인감(법인 인감) 또는 통상적으로 사용하는 도장(사용인감)을 사용할 수 있습니다. 어떤 도장을 사용할지, 그리고 해당 도장의 진위를 증명하기 위해 추가 서류(예: 현지 공증 서류 등)가 필요한지는 경우에 따라 다르므로 등기소나 전문가의 별도 안내를 받으셔야 합니다.

Q5. 전자등기 시대, 필요한 인증서는 무엇인가요?

전자등기 시에는 실물 도장 대신 디지털 인증서가 사용됩니다.

• 법인 전자증명서: 법인 명의의 전자서명을 위한 디지털 법인 인감입니다(USB/카드 형태). 보안 강화를 위해 모바일 OTP 등 보안매체와 함께 사용됩니다
• 개인 공동인증서/금융인증서: 이사, 감사, 주주 등 개인이 본인 자격으로 전자서명할 때 필요합니다.

Part 2. 주요 서류 날인/간인 Q&A

Q6. 정관에는 어떻게 도장을 찍나요? 간인은 필수인가요?

• (설립 시) 발기인 전원 개인 인감을 정관 하단 발기인 명단 옆에 날인합니다. 아울러 발기인 전원이 간인합니다.
• (설립 후 변경 등기 제출용) "원본대조필" + 법인 인감을 날인합니다. 이 경우 간인은 모든 페이지 경계선에 '법인 인감' 하나만으로 걸쳐 찍습니다. (위변조 방지 목적)

Q7. 이사회의사록/주주총회의사록 날인은 어떻게 하나요?

의사록 마지막 참석자 명단 옆에 의장 및 출석 이사/감사 전원이 각자의 '개인 인감'을 날인합니다. 

Q8. 의사록 '간인'은 어떻게 하나요?

의사록의 경우, 날인한 모든 사람의 '개인 인감' (예: 의장+이사1+이사2+감사 인감)을 사용하여 모든 페이지 경계선에 걸쳐 찍어야 합니다. 이는 회의 참석자 전원의 의사 합치 및 문서의 통일성을 증명하기 위함입니다.

Q9. 의사록 '공증'은 언제 꼭 받아야 하나요?

법인 등기 종류와 회사 상황에 따라 다릅니다.

• 자본금 10억 이상 회사의 이사회의사록, 유상증자, 스톡옵션 부여, 정관 변경 등 상법상 중요 결의사항의 공증이 필수입니다.
• 주주 중에 투자조합, 외국 법인 등이 포함된 경우, 단순 임원 변경 등기라도 공증이 요구될 수 있습니다. 헬프미에서 등기 종류별 공증 필요 여부를 정확히 안내해 드립니다.

Q10. 주주명부, 위임장에는 어떤 도장을 찍나요?

• 주주명부: 법인 인감과 "원본대조필"을 날인합니다.
• 위임장: 위임하는 주체의 인감 (법인 → 법인 인감, 개인 → 개인 인감) + 해당 인감증명서(3개월 내) 첨부 필수입니다.

Q11. 인감카드 계속사용 신청서는요?

대표자 변경 등 후 기존 법인 인감카드/전자증명서를 계속 사용하기 위한 서류입니다. 보통 변경 전후 대표자 등 관련자가 각자의 '개인 인감'을 날인하여 등기소에 제출합니다. 

Q12. 도장이 번지거나 잘못 찍었을 때는 어떻게 하죠?

덧찍는 것은 절대 안 됩니다!

• 최선: 깨끗한 용지에 다시 날인합니다.
• 차선: 번진 곳 옆 여백에 선명하게 다시 날인하고 유효 날인임을 표시합니다. (단, 보정 가능성 있으므로 등기소에 문의 필수)

Part 3. 서류 제출 및 전자서명 Q&A

Q13. 날인한 서류, 스캔해서 내도 되나요? 꼭 원본이어야 하나요?

'날인된 원본 제출'이 대원칙입니다! 

• 예외: 주식청약서 등 극히 일부 서류에 한해, 해외 거주자 등 부득이한 경우 등기소나 전문가와 의논 후, 스캔본 제출이 가능할 수 있습니다.

Q14. 전자서명은 누가, 어떤 인증서로 하나요?

• 개인 (이사, 감사, 주주 등): 각자의 '개인 공동인증서 또는 금융인증서'를 사용합니다.
• 법인: 최종 인증 시 '법인 전자증명서'(+ OTP 등 보안매체)를 사용합니다.

Q15. 해외 거주자 등 전자서명이 어려우면 어떻게 하죠?

A: 위에서 설명한 것처럼, 주식청약서 등 일부 서류는 예외적으로 막도장 날인 후 스캔본을 제출하고, 다른 참여자들은 전자서명하는 혼합 방식 진행이 가능할 수 있습니다. (등기소 사전 확인 필수)

Q16. 헬프미는 서류 작성도 해주나요?

A: 네, 그렇습니다! 고객님께서는 헬프미가 요청하는 정보를 인터넷 '질문지'에 정확히 기재하고 필요한 서류(인감증명서 등)만 준비해주시면, 모든 등기 서류는 헬프미가 법률 및 등기 예규에 맞게 작성하여 날인 또는 서명하실 수 있도록 준비해 드립니다. 고객님은 최종 내용을 꼼꼼히 확인하고 안내에 따라 날인/서명만 진행하시면 됩니다.

📌 디테일이 등기 성공을 좌우합니다! 헬프미가 꼼꼼하게 챙기겠습니다.

법인 등기 서류의 날인, 서명, 제출은 회사의 중요한 법률 행위를 완성하고 공시하는 핵심 절차입니다. 인감 종류 혼동, 간인 누락, 전자서명 오류, 원본 제출 원칙 위반 등 작은 실수 하나가 보정명령으로 이어져 시간과 비용을 낭비하게 만들 수 있습니다.

각 서류에 맞는 인감/인증서 사용, 정확한 날인/간인 방법 숙지, 그리고 원본 제출 원칙 준수가 성공적인 등기의 핵심임을 기억하시기 바랍니다.

"이 모든 디테일을 혼자 챙기기 너무 복잡하고 불안하신가요?"

그래서 7만 법인 고객이 신뢰하는 헬프미가 있습니다! 헬프미는 단순 대행을 넘어, 수많은 실무 경험과 최신 법규, 등기 예규에 대한 깊은 이해를 바탕으로 대표님이 놓치기 쉬운 서류 작성, 날인, 간인, 전자서명, 제출의 모든 과정을 전문가가 처음부터 끝까지 꼼꼼하게 확인하고 안내합니다. 복잡하고 신경 쓰이는 절차는 헬프미에 맡기시고, 대표님은 사업 성공에만 집중하세요!

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