안녕하세요, 헬프미 법률사무소입니다.
회사를 설립할 때 가장 기본적이면서도 중요한 문서, 바로 '정관'입니다. 정관은 흔히 '회사의 헌법'이라 불리며, 회사의 조직 구조, 운영 규칙, 사업 목적 등 모든 기반을 규정하는 핵심 문서입니다.
하지만 막상 법인을 설립하고 나면, 정관을 어디에 보관해야 하는지, 변경이 있을 때 어떻게 관리해야 하는지, 분실하면 어떻게 해야 하는지 잘 모르는 경우가 많습니다.
오늘은 정관 보관 방법, 변경 관리 요령, 그리고 분실 시 대처법까지 실무에 꼭 필요한 내용을 자세히 풀어드리겠습니다.
1. 정관은 어디에 보관해야 하나요?
상법 제396조에 따르면, 회사는 정관을 본점(주된 사무소)에 비치해야 합니다.
- 본점 비치: 정관과 주주명부를 본점에 두어야 하며, 주주나 채권자는 영업시간 내 열람 및 복사 요청을 할 수 있습니다.
- 지점 비치: 지점이 있는 경우, 사본을 비치하는 것이 실무상 권장됩니다.
⭐️ 정관은 등기소나 관공서에 따로 보관되지 않습니다. 회사 내부에서 직접 관리해야 하며, 분실 시 복구가 쉽지 않기 때문에 철저한 관리가 필요합니다.
2. 정관은 어떻게 보관하는 것이 좋을까요?
정관 보관은 '원본'과 '사본'을 분리해서 체계적으로 관리하는 것이 가장 안전합니다.
2.1 원본 보관 (가장 중요)
공증받은 정관 원본은 사무실 내 금고, 잠금장치 서랍 등 철저히 통제된 장소에 보관해야 합니다. 또한 외부인이 쉽게 접근할 수 없도록 지정 관리자를 설정해 관리하는 것이 좋습니다.
2.2 사본 및 전자 파일 이중 보관
- 물리적 사본을 만들어 일상적인 업무 참고용으로 활용합니다.
- 고화질 스캔본(PDF)을 생성해 회사 내부 서버, 보안 클라우드 등에 이중 저장합니다.
- 전자 파일 저장 시 파일명에 날짜(버전)를 명시하여 혼동을 방지합니다.
⭐️ 정관 스캔본을 이메일에 보내두거나, 외부 저장매체(USB 등)에도 별도로 저장해두면 분실 대비에 매우 유용합니다.
3. 정관이 변경되었다면? '최신 정관' 관리법
회사가 성장하면서 사업목적 추가, 임원 변경, 주식 관련 변경 등으로 정관 수정이 필요한 경우가 많습니다.
3.1 정관 변경 시 올바른 관리 방법
- 최초 원본 정관을 그대로 유지합니다.
- 변경이 있을 때마다 그때그때 주주총회의사록(공증본 포함)을 추가로 보관합니다. (변경을 결의한 주주총회 의사록이나 서면결의서를 정관 뒤에 합쳐서 보관하면 됩니다.)
- 이렇게 "원본 정관 + 모든 변경 의사록"을 시간순으로 묶어 관리하면, 항상 현재 효력 있는 정관 내용을 증명할 수 있습니다.
⭐️ 정관 자체를 매번 새로 작성·교체하는 것이 아니라, 변경 결의 서류를 쌓아가며 업데이트해나가는 것이 가장 안전한 방법입니다.
이 방식을 사용하면 변경 내역 추적이 용이하고, 변경 시점별로 어떤 결의가 있었는지 정확하게 입증할 수 있습니다.
4. 정관을 분실했다면? 대처 방법
정관 원본을 분실했더라도 절대 당황하지 마세요. 정관 내용 자체가 사라지는 것은 아니지만, 법적 효력을 입증하기가 어려워지기 때문에 신속한 대처가 필요합니다.
4.1 사본/스캔본 찾기
- 회사 내부 서버, 이메일, 담당자 개인 보관 파일을 먼저 확인합니다.
- 거래 은행, 세무사 사무실, 법무사 사무실 등 제출했던 기관에도 사본이 있을 수 있습니다.
4.2 공증 사무소 문의
- 설립 시 공증을 맡은 공증 사무소 또는 설립 대행업체에 연락하여 인증등본 발급을 요청합니다.
- 공증 등본은 원본과 동일한 법적 효력을 갖습니다.
4.3 등기소 확인 (차선책)
- 설립 등기 서류철에서 사본을 열람할 수 있는 경우가 있습니다.
4.4 최후의 수단 – 정관 재작성
- 현재 등기부등본 내용, 과거 주주총회 의사록 등을 바탕으로 정관을 재작성합니다.
- 필요시 주주총회 특별결의를 거쳐 정관을 다시 제정하고 공증받습니다.
5. 정관 보관 추가 팁
- 접근 권한 설정: 원본 정관은 지정된 관리자만 접근할 수 있도록 제한합니다.
- 정기적 점검: 6개월~1년에 한 번, 보관 서류와 등기사항 일치 여부를 검토합니다.
- 변경 발생 즉시 업데이트: 변경 발생 즉시 의사록을 첨부하고, 전자 파일까지 업데이트합니다.
- 법률 전문가 상시 자문: 중요한 변경(투자 유치, M&A 등) 발생 시 전문가 상담을 통해 정관 상태를 점검합니다.
6. 정관은 회사의 핵심 규범입니다. 반드시 잘 보관하세요!
정관은 단순한 문서가 아니라, 회사의 존립과 경영 활동을 뒷받침하는 핵심 규범입니다. 철저하게 보관하고, 최신 상태를 유지하며, 필요 시 빠르게 제출할 수 있어야 회사의 신뢰와 투명성을 지킬 수 있습니다. 만약 정관 재작성이 필요하시면 헬프미에 문의하세요. 헬프미에서는 금융전문변호사가 각종 절세 규정을 총망라하여 정관을 제작해 드립니다.
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