안녕하세요, 헬프미 법률사무소입니다.
자본금 10억 원 미만의 소규모 회사라면, '서면결의' 또는 '서면동의' 제도를 활용해 주주총회를 열지 않고도 결의를 진행할 수 있습니다. 이 제도는 물리적으로 모이기 어려운 상황, 예컨대 주주가 해외에 있거나 상근하지 않는 경우에도 효율적으로 의사결정을 할 수 있도록 도와줍니다.
오늘은 이 두 가지 절차의 차이점, 요건, 등기 실무상 유의사항까지 자세히 안내드립니다. 특히 최근 등기 실무 해석까지 반영해 설명드리니 끝까지 꼼꼼히 읽어보세요.
1. 법적 근거: 상법 제363조 제4항·제5항
제4항. 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다.
제5항. 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다
상법 제363조 제4항에 따르면, 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사의 경우 주주 전원의 동의가 있다면 주주총회 소집 없이도 서면에 의한 결의로 주주총회의 결의를 갈음할 수 있습니다. 이 결의는 실제 주주총회 결의와 동일한 법적 효력을 가지며(제5항), 이는 중대한 회사 사항에 대해서도 정식 의결로 간주된다는 뜻입니다.
2. 서면결의 vs 서면동의, 어떻게 다를까요?
서면으로 결의하는 방식은 크게 서면결의와 서면동의로 구분됩니다. 실무상 혼용되기도 하지만, 법적 구조와 절차가 다르기 때문에 구분하여 이해하는 것이 매우 중요합니다.
2.1 서면결의란?
서면결의는 주주총회를 실제로 열지 않고도 결의를 하는 방식입니다. 두 단계로 나뉘어 진행되며 다음과 같은 절차를 따릅니다.
- 1단계: 모든 주주가 '서면결의' 방식 자체를 사용하는 데 동의
- 2단계: 각 주주가 개별적으로 찬반 의사를 서면으로 표시
이 방식은 공식적이고 절차적인 요건을 보다 엄격히 충족할 수 있어, 중요한 안건을 다룰 때 활용하기 좋습니다.
2.2 서면동의란?
서면동의는 하나의 결의안에 대해 주주 전원이 동의하면 결의가 성립되는 방식입니다. 과정은 간단하지만 모든 주주가 단일 안건에 대해 명시적으로 찬성해야 하므로, 그 조건이 까다롭습니다. 주주 중 단 1명이라도 반대하거나 동의서를 제출하지 않으면 결의가 성립하지 않습니다.
2.3 실무 요약 비교
| 항목 | 서면결의 | 서면동의 |
|---|---|---|
| 주총 소집 생략 | 가능 | 가능 |
| 진행 단계 | ① 결의 방식 동의 → ② 안건 찬반 | ① 안건에 대한 서면 동의 |
| 주주 전원 동의 요건 | 결의방식 + 안건 모두 필요 | 안건만 필요 |
| 활용 상황 | 정식 결의 대체 | 간이 절차로 자주 활용 |
3. 어떤 요건이 필요할까요?
두 방식 모두 자본금 총액이 10억 원 미만인 주식회사여야 활용할 수 있습니다. 그 외 공통 요건은 다음과 같습니다:
- 모든 주주의 참여: 단 1명의 주주라도 반대하거나 동의하지 않으면 결의는 무효
- 서면 작성 필수: 종이문서나 전자문서로 기명날인 또는 전자서명이 필요
- 결의안의 구체적 기재: 주주가 판단할 수 있도록 안건 내용은 명확하고 상세하게 서면에 표시
4. 실무 절차는 어떻게 진행될까요?
4.1 서면결의 절차
- 이사 또는 주주가 결의할 안건을 제안
- 서면결의 방식에 대한 전원 동의 확보
- 동의한 주주들에게 결의안 및 찬반 표기 양식 발송
- 서면 회수 → 찬성 수 확인 → 결의 성립
4.2 서면동의 절차
- 이사 또는 주주가 결의 안건 제안
- 모든 주주가 해당 안건에 서면으로 찬성 의사 표시
4.3 공통 등기 절차
등기 필요 안건의 경우, 공증은 필요하지 않지만 반드시 다음 서류를 법원에 제출해야 합니다:
- 각 주주의 인감 날인된 서면결의서 또는 서면동의서
- 각 주주의 인감증명서
5. 벤처투자조합이 주주인 경우 주의사항
벤처투자조합이 주주로서 서면결의나 서면동의에 참여할 경우, 다음 추가 서류가 필요합니다:
- 해당 투자조합의 업무집행조합원임을 증명하는 문서
- 그 조합원의 인감증명서
이 요건은 2023년 12월 13일 법무부 사법등기심의관 해석(7016호)에 따른 것입니다. 관련 절차를 생략할 경우 등기 반려될 수 있으니 반드시 준비해야 합니다.
6. 장점과 한계
6.1 장점
- 빠르고 편리: 주총 소집 없이 신속한 결의 가능
- 비용 절감: 장소 대관, 소집통지, 의전 등의 부대 비용 절감
- 실질적인 합의 기반 처리: 소수 주주 또는 가족법인에서 매우 효율적
6.2 한계
- 전원 동의 요건의 부담: 주주 수가 많거나 의견이 불일치할 경우 실현 어려움
- 토론 부족: 회의 부재로 인해 주주 간 질의응답, 토론 과정 생략
- 서류 요건 엄격: 인감증명서 미제출 등 형식 요건 미비 시 등기 반려 가능
7. 변경등기, 헬프미에게 맡겨주시면 됩니다!
주주총회를 매번 직접 개최하는 것이 부담스럽다면, 서면결의 또는 서면동의 제도는 소규모 회사를 위한 가장 효율적이고 실용적인 대안이 될 수 있습니다. 단, 이 역시 '정식 결의 방식'이라는 점에서 법적 요건과 형식 절차를 철저히 갖춰야 효력을 인정받을 수 있습니다. 등기와 관련된 서류 제출까지 준비해야 하므로, 실무 부담도 적지 않습니다.
변경등기가 필요하다면 헬프미에 맡겨주시면 됩니다. 헬프미 법률사무소는 대형 로펌에서 풍부한 경험을 쌓은 변호사들이 의기투합하여 설립한 곳입니다. 특히 설립자인 박효연 변호사는 서울대학교 법과대학을 졸업하고 사법시험 48회에 합격했으며, 이상민 변호사 역시 고려대학교 법과대학 졸업 후 사법시험 49회에 합격한 인재입니다.
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