안녕하세요. 헬프미 법률사무소입니다.
회사 운영의 중요한 결정 중 하나인 본점 이전. 사업 확장, 임대료 부담 완화, 새로운 사업 기회 모색 등 다양한 이유로 본점 이전을 고려하게 됩니다. 그러나 사무실을 옮기는 것만큼이나 중요한 것이 바로 '본점 이전 등기' 절차를 법률에 맞게 이행하는 것입니다. 이 절차를 소홀히 하면 과태료 부과 등 예상치 못한 불이익을 받을 수 있으며, 회사의 대외 신뢰도에도 영향을 줄 수 있습니다.
헬프미 법률사무소에서는 주식회사 본점 이전 등기에 필요한 법률 정보와 실무 팁을 안내해 드리고자 합니다.
1. 본점 이전 등기의 법적 근거 및 중요성
회사의 주소는 본점 소재지를 기준으로 하며, 이는 법인 등기부등본에 명확히 기재되는 중요한 사항입니다. 따라서 본점을 이전하는 경우, 반드시 변경등기를 통해 이 사실을 공시해야 합니다. 등기 신청은 당사자(회사 대표)의 신청에 따라 이루어지는 것이 원칙입니다. 등기사항에 변경이 발생하면 지체 없이 변경 등기를 신청할 의무가 있습니다.
2. 본점 이전 등기 기한 및 위반 시 제재
- 등기 신청 기한: 본점을 실제로 이전한 날로부터 2주일 이내에 변경 등기를 신청해야 합니다.
- 위반 시 과태료: 등기를 해태(게을리한 경우)한 경우, 회사의 대표이사 등에게는 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
3. 본점 이전 의사결정 절차 상세 분석
본점 이전은 회사의 정관 변경 여부 및 이전 위치에 따라 필요한 의사결정 절차가 달라집니다.
3.1. 정관 변경 필요성 검토
정관에는 반드시 본점 소재지가 기재되어야 합니다. 이 규정 방식에 따라 절차가 나뉩니다.
3.1.1. 동일 등기소 관할 내 이전
- 정관에 최소 행정구역만 명시된 경우 (예: "본점은 서울특별시에 둔다"): 이 경우 서울특별시 내에서 다른 구로 이전하더라도 정관 변경 없이 이사회의 결의만으로 본점 이전이 가능합니다(상법 제393조 제1항). 이 경우 공증받은 이사회의사록을 제출합니다.
- 정관에 구체적인 주소까지 명시된 경우 (예: "본점은 서울특별시 강남구 테헤란로 123에 둔다"): 동일 관할 내에서 이전하더라도, 정관의 구체적 주소를 변경해야 하므로 주주총회 특별결의를 통해 정관을 변경해야 합니다.
3.1.2. 다른 등기소 관할 구역으로 이전
이 경우에는 정관에 규정된 최소 행정구역(예: 서울특별시에서 경기도 성남시로 이전) 자체가 변경되므로, 반드시 주주총회 특별결의를 통해 정관을 변경해야 합니다. 이후 이사회에서 구체적인 이전 장소와 이전 일자를 결의합니다.
3.1.3. 자본금 10억원 미만 회사 특례
자본금 총액이 10억원 미만인 회사로서 이사가 1명 또는 2명인 경우(이사회 구성 불가), 정관에 다른 규정이 없다면 각 이사(정관에서 대표이사를 정한 경우에는 그 대표이사)가 이사회의 기능을 수행하거나, 주주총회에서 본점 이전을 직접 결정할 수 있습니다. 실무상 이사(또는 대표이사)가 이전장소, 이전일자 등을 기재하고 법인인감을 날인한 "본점이전결정서"를 작성하여 제출합니다.
3.2. 결의기관 및 내용
- 이사회 결의 시: 새로운 본점 소재지, 구체적인 이전 일자를 확정하고, 해당 내용이 담긴 이사회의사록을 작성하여 공증을 받습니다.
- 주주총회 특별결의 시 (정관 변경 수반 시): 정관 변경안(새로운 본점 소재지 반영)을 승인하고, 새로운 본점 소재지 및 이전 일자를 확정합니다. 의결 요건은 출석한 주주의 의결권의 3분의 2 이상의 수와 발행주식총수의 3분의 1 이상의 수입니다. 주주총회 의사록 역시 공증을 받아야 합니다.
4. 본점 이전 등기 신청 절차 상세 안내
4.1. 신청인
회사의 대표이사(들)가 신청합니다. 대리인(법무사 등)을 통해 신청할 경우 위임장이 필요합니다.
4.2. 신청 기간
본점 이전일로부터 2주일 이내입니다.
4.3. 신청 방법
등기소에 직접 방문하여 서면으로 신청하거나, 인터넷 등기소를 통한 전자 신청(전자서명 필요)이 가능합니다.
4.4. 신청 장소
- 동일 관할 내 이전: 현재 본점 소재지를 관할하는 등기소에 신청합니다.
- 다른 관할로 이전: 2025년 1월 31일부터는 종전 본점 소재지 관할 등기소 또는 새로운 본점 소재지 관할 등기소 중 한 곳을 선택하여 본점 이전 등기를 신청할 수 있습니다. 신청을 접수한 등기소에서 종전 소재지의 말소 등기와 신 소재지의 신규 등기 절차를 통합적으로 처리하게 됩니다.
4.5. 신청서 기재사항
- 상호 및 등기번호: 회사의 정확한 상호와 법인등기번호를 기재합니다.
- 종전 본점: 이전하기 전의 본점 주소를 기재합니다.
- 등기의 목적: "본점이전등기"라고 기재합니다. 만약 본점에 지배인을 두고 있고 그 지배인의 영업장소도 함께 이전하는 경우 "본점이전 및 지배인을 둔 장소 이전등기"로 기재할 수 있습니다.
- 등기의 사유: 구체적인 이전 사유를 기재하며, 통상적으로 "20OO년 O월 O일 이사회(또는 주주총회)의 결의에 의하여 20OO년 O월 O일 본점을 이전하였으므로 다음 사항의 등기를 구함"과 같이 기재합니다. (타 관할 이전 시에는 "주주총회의 결의로 정관을 변경하고 같은 날 이사회의 결의에 의하여..." 와 같이 기재)
- 등기할 사항:
- 새본점: 이전할 새로운 본점의 주소를 정확히 기재합니다(도로명 주소).
- 본점을 이전한 뜻과 그 연월일: "20OO년 O월 O일 본점을 이전함"과 같이 실제 이전일을 명시합니다.
- (해당 시) 지배인을 둔 장소를 이전한 뜻: 본점에 지배인을 두고 있는 경우, 그 지배인의 영업장소 이전 사실과 이전 연월일, 지배인의 성명 및 주민등록번호 등을 기재합니다.
- (타 관할 이전 시 해당 시) 상호를 변경한 경우 변경 후의 상호와 변경 연월일
- 등록면허세액 및 등기신청수수료액: 납부한 금액을 기재합니다.
- 신청인(대표이사) 및 대리인(있는 경우)의 정보, 신청연월일, 등기소 표시 등.
5. 본점 이전 등기 시 필요 서류
본점 이전 등기 시 일반적으로 필요한 서류는 다음과 같습니다.
5.1. 주식회사 본점이전등기 신청서
5.2. 정관 사본
- 정관 변경이 수반된 경우: 공증인의 인증을 받은 개정 정관 원본 또는 사본(원본대조필 날인)
- 정관 변경이 수반되지 않은 경우: 현행 정관 사본(원본대조필 날인)
5.3. 주주총회 의사록 (공증 필수)
- 타 관할로 이전하거나, 동일 관할 내 이전이라도 정관에 구체적 주소가 명시되어 있어 정관 변경이 필요한 경우.
- 자본금 10억원 미만 회사 등에서 주주총회가 본점 이전을 결의한 경우.
5.4. 이사회 의사록 (공증 필수)
- 동일 관할 내 이전으로 정관 변경이 불필요한 경우 (정관에 최소행정구역만 명시).
- 타 관할 이전 시 정관 변경 후 구체적인 이전 장소 및 일자를 이사회에서 결의한 경우.
- 자본금 10억원 미만 & 이사 1~2인 회사: 공증받은 이사회의사록 대신 대표이사(또는 각 이사)의 본점이전결정서(법인인감 날인)로 갈음 가능.
5.5. 등록면허세 납부확인서
- 동일 관할 내 이전: 이전하는 신 본점 소재지 관할 시·군·구청에서 정액 등록면허세(지방교육세 포함) 납부. 대법원 인터넷등기소에서 정액등록면허세 납부서 작성·출력 가능. 단, 동일 관할 내라도 지역에 따라 중과세 지역이 있을 수 있으므로 관할 시·군·구청 세무과 확인 필요.
- 다른 관할로 이전: 신·구 본점 소재지 관할 시·군·구청 모두에 각각 등록면허세(지방교육세 포함) 납부. 구 소재지에는 정액, 신 소재지에는 정액 또는 자본금에 따른 정률 중 높은 금액. 특히 수도권 과밀억제권역 등으로 이전 시 중과세(통상 3배) 적용될 수 있으므로 반드시 관할 세무과에 확인.
5.6. 등기신청수수료 영수필확인서
대법원 인터넷등기소 또는 등기소 내 무인발급기, 은행 등에서 납부 가능.
5.7. 법인인감도장
방문 신청 시 지참.
5.8. 대표이사 개인 인감증명서 (발행일로부터 3개월 이내) 및 주민등록표등(초)본.
5.9. 법인등기사항전부증명서 (최근 발행본) 및 법인인감증명서 (발행일로부터 3개월 이내).
5.10. 위임장
대표이사가 아닌 대리인이 신청할 경우, 법인인감이 날인된 위임장과 대리인의 신분증 및 인감도장(또는 서명), 개인인감증명서 등.
5.11. 주주명부
주주총회 결의가 있었던 경우, 적법한 소집통지 및 의결정족수 확인 근거로 첨부.
6. 본점 이전 등기의 효과
6.1. 효력 발생 시점
본점 이전 등기는 신청 정보가 전산정보처리조직에 저장된 때 접수된 것으로 보며, 등기관이 등기를 완료한 시점부터 그 효력이 발생합니다.
6.2. 제3자에 대한 대항력
등기된 사항은 등기하지 않으면 원칙적으로 선의의 제3자에게 대항할 수 없습니다. 따라서 본점 이전 사실을 등기함으로써 제3자에 대한 공신력을 확보하고 법률관계를 명확히 할 수 있습니다.
7. 본점 이전 시 추가로 고려해야 할 사항들
본점 이전 등기 완료 후에도 여러 후속 조치가 필요합니다.
7.1. 상호 문제
다른 관할 구역으로 본점을 이전할 때, 이전하려는 곳의 관할 등기소에 이미 동일하거나 매우 유사한 상호가 동종 영업을 목적으로 등기되어 있다면 해당 상호를 사용할 수 없을 수 있습니다. 이 경우 상호 변경 등기를 함께 진행해야 할 수도 있습니다.
7.2. 사업자등록증 주소 정정
본점 이전 등기 완료 후, 변경된 법인등기부등본을 첨부하여 관할 세무서에 사업자등록증의 주소지 변경(정정) 신고를 해야 합니다.
7.3. 4대 보험 관련 사업장 정보 변경 신고
국민연금공단, 국민건강보험공단, 근로복지공단에 회사 주소지 변경 사실을 신고하여야 합니다.
7.4. 기타 행정 절차
인허가가 필요한 업종의 경우 해당 관청에 주소 변경 신고, 법인 차량 등록 변경, 각종 계약서상의 주소 변경 통지 등도 잊지 말아야 합니다.
8. 헬프미 법률사무소의 전문적인 법률 지원
저희 헬프미는 대형로펌 출신 변호사들(서울대 법대 출신 박효연 변호사, 고려대 법대 출신 이상민 변호사)이 설립한 법률사무소입니다. 다년간 축적된 법인 등기 분야의 전문성과 첨단 자동등기 IT 기술을 바탕으로, 고객님의 본점 이전 등기 절차가 신속하고 정확하게 완료될 수 있도록 최상의 법률 서비스를 제공합니다. 복잡한 절차와 서류 준비에 대한 부담을 덜어드리고, 고객님께서 사업에만 집중하실 수 있도록 든든한 법률 파트너가 되어드리겠습니다. 본점 이전 등기와 관련하여 궁금하신 점이나 전문적인 도움이 필요하시면 언제든지 헬프미 법률사무소로 문의해 주시기 바랍니다.
